Préparer votre site web pour la Loi 25, ce n’est pas juste pour éviter des amendes – c’est pour montrer à vos clients que vous vous souciez de leur vie privée et pour bâtir leur confiance.

Voici ce que vous devez faire, étape par étape :

1. Choisissez un « Gardien de la vie privée » pour votre entreprise :

• Ce que ça veut dire : Votre entreprise a besoin d’une personne officiellement responsable de s’assurer que vous suivez ces règles sur la vie privée.
• En termes simples : C’est votre personne de référence pour tout ce qui concerne la vie privée. Habituellement, c’est le patron (comme le PDG), mais il peut choisir quelqu’un d’autre en l’écrivant. (Le titre officiel est « Responsable de la protection des renseignements personnels »).
• Action : Décidez qui sera votre Gardien de la vie privée. Indiquez son titre et comment le contacter (comme une adresse courriel) sur votre site web. Faites en sorte que ce soit facile à trouver !

2. Demandez avant de collecter (surtout pour les « fichiers témoins » ou « cookies » !) :

• Ce que ça veut dire : Vous ne pouvez pas simplement supposer que c’est correct de collecter les informations de quelqu’un. Vous devez leur demander clairement, et ils doivent dire « oui ».
• À propos des « fichiers témoins » (cookies) : Beaucoup de sites web utilisent des « fichiers témoins ». Ce sont de minuscules fichiers qui se souviennent de choses sur un visiteur (comme ce qu’il y a dans son panier d’achats ou s’il a déjà visité).
  • Vous devez dire aux gens si votre site web utilise des fichiers témoins et ce que ces fichiers font (par exemple, aider le site à fonctionner, montrer des publicités, compter les visiteurs).
  • Important : Les gens doivent activement accepter de vous laisser utiliser les fichiers témoins (surtout ceux pour les publicités ou le suivi). Ils ne peuvent pas être activés automatiquement.
  • Permettez aux visiteurs de changer d’avis facilement et de dire « non » aux fichiers témoins plus tard.
• Actions :
  • Ajoutez une fenêtre contextuelle (pop-up) ou une bannière claire sur votre site web qui demande aux gens s’ils sont d’accord avec vos fichiers témoins. Expliquez à quoi servent les fichiers témoins.
  • Assurez-vous que les fichiers témoins de suivi ne commencent pas à fonctionner avant que quelqu’un n’accepte.
  • Ayez un moyen clair pour que les gens puissent gérer leurs choix de fichiers témoins à tout moment.

3. Ayez une « Promesse de confidentialité » super claire (Votre Politique de confidentialité) :

• Ce que ça veut dire : Votre site web a besoin d’une page qui explique exactement comment vous gérez les informations personnelles. On appelle souvent ça une « Politique de confidentialité ».
• En termes simples : Écrivez-la dans un langage simple que tout le monde peut comprendre. Pas de jargon juridique compliqué !
• Quoi inclure (en termes simples) :
  • Quel type d’informations vous collectez (comme les noms, courriels, comment les gens utilisent votre site).
  • Pourquoi vous les collectez (par exemple, pour envoyer des infolettres, pour améliorer votre site web).
  • Comment vous obtenez ces informations (par exemple, quand ils remplissent un formulaire, via des fichiers témoins).
  • Si vous les partagez avec quelqu’un d’autre (et qui).
  • Si leurs infos pourraient aller à l’extérieur du Québec, et comment vous les gardez en sécurité si c’est le cas.
  • Quels droits les gens ont sur leurs informations (voir le point suivant !).
  • Comment contacter votre Gardien de la vie privée.
  • Comment les gens peuvent se plaindre s’ils ont une préoccupation concernant la vie privée.
  • Combien de temps vous gardez leurs informations.
• Action : Mettez à jour votre politique de confidentialité actuelle ou écrivez-en une nouvelle. Assurez-vous qu’elle couvre tous ces points en langage simple. Mettez un lien bien visible vers celle-ci sur chaque page de votre site (souvent dans le pied de page).

4. Respectez les droits des gens sur leurs infos :

• Ce que ça veut dire : La Loi 25 donne aux gens plus de contrôle sur leurs informations personnelles. Votre site web et votre entreprise doivent être prêts à les aider.
• Leurs droits (en termes simples) :
  • Voir leurs infos : Les gens peuvent demander à voir les informations que vous avez sur eux.
  • Corriger leurs infos : Si quelque chose est incorrect, ils peuvent vous demander de le corriger.
  • Supprimer leurs infos : Parfois, ils peuvent vous demander d’effacer leurs informations.
  • Prendre leurs infos avec eux (à partir de septembre 2024) : Bientôt, les gens pourront demander une copie de leurs infos d’une manière facile à utiliser et à partager avec d’autres.
  • Dire « non » n’importe quand : Les gens peuvent changer d’avis sur votre utilisation de leurs infos.
  • Savoir si un ordinateur prend de grosses décisions à leur sujet : Si vous utilisez des systèmes automatisés pour prendre des décisions importantes en utilisant leurs infos, vous devez le leur dire.
• Actions :
  • Ayez un moyen pour que les gens fassent ces demandes (comme une adresse courriel ou un formulaire).
  • Soyez prêt à trouver, changer ou supprimer des informations si quelqu’un le demande (vous avez généralement 30 jours).
  • Expliquez ces droits dans votre Politique de confidentialité.

5. Gardez les informations en sécurité (Sécurité des données) :

• Ce que ça veut dire : Vous devez protéger les informations personnelles que vous collectez via votre site web pour qu’elles ne soient pas perdues, volées ou vues par des personnes qui ne devraient pas les voir.
• En termes simples : Pensez-y comme verrouiller des objets de valeur. Plus l’information est sensible, plus le cadenas doit être solide.
• Actions :
  • Utilisez les bases de la sécurité comme les certificats SSL (le petit cadenas dans la barre d’adresse web).
  • Ayez de bons mots de passe et pensez à des choses comme les pare-feu.
  • Apprenez à tout employé qui manipule les infos des clients comment les garder en sécurité.

6. Faites un « Bilan de confidentialité » pour les gros projets (Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée – ÉFVP) :

• Ce que ça veut dire : Parfois, avant de commencer un nouveau projet qui utilise beaucoup d’infos personnelles (comme lancer un nouveau service en ligne ou envoyer des infos hors du Québec), vous devez faire une évaluation spéciale. C’est une ÉFVP.
• En termes simples : C’est comme un bilan de santé pour trouver et régler les problèmes de vie privée avant qu’ils n’arrivent.
• Action : Apprenez quand vous pourriez avoir besoin de faire une ÉFVP. Si vous faites quelque chose de nouveau avec des données personnelles, c’est bien de vérifier si cela s’applique.

7. Ayez un plan si les choses tournent mal (Incidents de confidentialité / Fuites de données) :

• Ce que ça veut dire : Un « incident de confidentialité » (ou fuite de données), c’est quand des informations personnelles sont perdues, volées, ou consultées par quelqu’un qui n’aurait pas dû, et que cela pourrait causer un préjudice.
• Ce que vous devez faire :
  • Essayer de régler le problème et de réduire tout dommage.
  • Avertir l’organisme de surveillance de la vie privée du Québec (la Commission d’accès à l’information ou CAI).
  • Avertir les personnes dont les informations étaient concernées.
  • Tenir un registre de tous les incidents de confidentialité.
• Action : Faites un plan pour ce que vous ferez si un incident de confidentialité arrive. Qui fait quoi ? Comment avertirez-vous les gens ?

Rester à jour avec la Loi 25 :

Ce n’est pas quelque chose qu’on fait une seule fois. Voyez ça comme un bon entretien ménager continu pour votre site web :

• Continuez d’apprendre : Les règles sur la vie privée peuvent changer, alors essayez de rester à jour.
• Formez votre équipe : Assurez-vous que toute personne aidant avec votre entreprise connaît ces règles.
• Vérifiez régulièrement : De temps en temps, revoyez votre site web et comment vous gérez les informations pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie.

Rendre votre site web conforme à la Loi 25 peut sembler un peu de travail, mais c’est un excellent moyen de montrer à vos clients que vous prenez leur vie privée au sérieux. Et ça, c’est bon pour tout le monde !

Petit rappel amical : Ce guide est là pour vous aider à comprendre la Loi 25 en termes simples. Ce n’est pas un avis juridique officiel. Pour des conseils spécifiques à votre entreprise, c’est toujours une bonne idée de discuter avec un expert juridique.